Переключиться на язык
Різні документи, видані органами влади однієї країни, за замовчуванням можуть не мати юридичної сили в іншій. Для підтвердження дійсності таких документів ще у 1961 році була підписана Гаазька конвенція, що передбачає способи додаткової легалізації.
Одним з таких інструментів є апостиль, без якого і Німеччина, і Україна можуть не прийняти документи одна одної.
Що таке апостиль? Для чого він потрібен? Як і де провести апостилювання німецьких і українських документів? У статті далі детально розглянуті відповіді на ці та інші питання.
Зміст
Що таке апостиль?
Апостиль не підтверджує зміст документа, а лише легітимізує його походження. Завдяки спрощеній процедурі відпадає необхідність у складній консульській легалізації. Документ з апостилем приймається на території всіх країн-учасниць конвенції без додаткових засвідчень.
Який вигляд має апостиль?
Зовнішній вигляд апостиля уніфікований Гаазькою конвенцією, але може відрізнятися в різних державах. Стандартний апостиль має форму квадрата зі стороною не менше 9 сантиметрів і містить 10 обов’язкових пунктів:
- Назва країни, що видала апостиль.
- Відомості про посадову особу, яка підписала документ.
- Ім’я особи, яка підписала документ.
- Підтвердження справжності печатки та підпису.
- Місце і дата видачі.
- Орган, що видав апостиль.
- Номер апостиля.
- Печатка і підпис уповноваженої особи.
- Дата видачі.
- Найменування органу, що проставив апостиль.
У Німеччині апостиль являє собою окремий аркуш, скріплений з оригіналом документа:
Український апостиль часто проставляється безпосередньо на самому документі, якщо дозволяє місце, або на окремому бланку:
Все частіше замість мокрої печатки апостиль має спеціальну самоклеючу марку:
Незалежно від того, хто видав апостиль – Німеччина чи Україна – його міжнародна юридична сила однакова. Відмінності стосуються лише форми (окремий аркуш або штамп на документі) та мови заповнення. У німецькому апостилі інформація зазначається німецькою мовою (інколи з дублюванням англійською або французькою), в українському – українською.
Які документи засвідчуються апостилем?
Окрім зазначених нижче винятків, апостиль проставляється на офіційних документах, що надаються державними органами. До документів, які підлягають апостилюванню, належать:
- Свідоцтва про народження, шлюб, смерть. Йдеться, в принципі, про всі акти цивільного стану. Причому це найпоширеніший випадок звернення за апостилем.
- Судові рішення та постанови. Будь-які документи, що виходять від судів, потребують апостиля для визнання на території іншої держави-учасниці Гаазької конвенції.
- Нотаріально засвідчені копії документів. Якщо документ не є державним, але був засвідчений нотаріусом, апостиль проставляється на нотаріальному засвідченні.
- Дипломи, атестати та додатки до них. Для визнання освіти за кордоном потрібен апостиль, який на території України видається Міністерством освіти і науки, а в Німеччині – відповідними земельними органами. Одного апостиля може бути недостатньо для визнання освіти, але його наявність – обов’язкова.
- Документи про опіку та піклування. Рішення органів опіки підлягають апостилюванню при використанні за межами країни видачі.
- Виписки з торгових реєстрів (Handelsregister). Документи такого типу завжди потребують апостиля.
Які документи не потребують апостилювання?
Не всі офіційні документи потребують апостиля для визнання за кордоном. Гаазька конвенція 1961 року містить прямі винятки.
До документів, які не потребують апостиля, належать:
- Паспорти (внутрішні та закордонні). Посвідчення особи не апостилюються. Для використання за кордоном достатньо легального перекладу, засвідченого нотаріусом. Сам паспорт є документом, що посвідчує особу, і його справжність підтверджується іншими способами.
- Документи, видані дипломатичними або консульськими представництвами. Консульські свідоцтва про народження, шлюб або смерть, видані посольством чи консульством, звільняються від апостилювання відповідно до статті 1 Гаазької конвенції.
- Адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційної або митної операції. Такі документи, як експортні декларації, комерційні рахунки, транспортні накладні, не підпадають під дію Гаазької конвенції.
- Водійські посвідчення. У цих документів свої правила дії за кордоном, зокрема при обміні українських прав на німецькі, але апостилювання вони не потребують у жодному випадку.
Існують також винятки, пов’язані з міждержавними угодами (наприклад, у межах Європейського Союзу або пострадянського простору), однак до взаємодії між Німеччиною та Україною вони не застосовуються. У відносинах цих двох країн діє загальний режим Гаазької конвенції 1961 року.
Де ставиться апостиль: у Німеччині чи Україні?
Апостиль проставляється в тій державі, де був виданий документ. Німецькі та українські органи не мають повноважень ставити апостиль на документи одна одної.
| Тип документа | Країна, де ставиться апостиль | Для чого використовується |
|---|---|---|
| Німецькі документи (наприклад, свідоцтво про народження, видане Німеччиною) | Німеччина | Для використання на території України |
| Українські документи (наприклад, свідоцтво про народження, видане Україною) | Україна | Для використання на території Німеччини |
Апостилювання німецьких документів
Ще раз підкреслимо – для використання німецьких документів на території України необхідно проставити апостиль в уповноважених органах Німеччини.
Де зробити і скільки коштує апостиль?
Вартість апостиля в Німеччині встановлюється на рівні федеральної землі і стягується за один документ незалежно від кількості сторінок. Розмір мита може варіюватися від €15 до €30 залежно від землі та конкретного відомства.
Компетенція органів розподіляється за принципом «хто видав документ, той (або його вища інстанція) і ставить апостиль». Нижче наведені основні категорії документів і органи, відповідальні за їх апостилювання.
| Тип документа | Орган, що видає апостиль | Пояснення |
|---|---|---|
| Свідоцтва про народження, шлюб, смерть | Окружний уряд (Bezirksregierung / Regierungspräsidium) або Земельне управління юстиції (Landesjustizverwaltung / Oberlandesgericht) | Залежно від федеральної землі ці функції виконує або окружний уряд, або управління юстиції |
| Дипломи, атестати, документи про освіту | Земельне міністерство освіти або науки (Kultusministerium / Wissenschaftsministerium) | Апостиль ставиться в тій землі, де знаходиться навчальний заклад, що видав документ |
| Документи, видані судами | Вищий земельний суд (Oberlandesgericht) або Земельне управління юстиції | Для рішень місцевих судів (Amtsgericht, Landgericht) |
| Нотаріально засвідчені документи | Нотаріальна палата землі (Notarkammer) або Земельний суд (Landgericht) | Апостиль ставиться після засвідчення документа нотаріусом |
| Документи федеральних відомств і судів | Федеральне відомство з іноземних справ (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten) у Бонні | Сюди належать документи, видані федеральними міністерствами, федеральними судами та іншими федеральними органами |
| Довідки про несудимість (Führungszeugnis) | Федеральне відомство юстиції (Bundesamt für Justiz) у Бонні | Довідка про несудимість видається і апостилюється одним і тим самим відомством |
Назви відомств у різних федеральних землях можуть незначно відрізнятися. Щоб знайти точний орган для свого документа, достатньо ввести у пошуку запит: «Apostille [назва документа] [назва міста або землі]». Наприклад: Apostille Geburtsurkunde Berlin або Apostille Hochschuldiplom Bayern. У результатах пошуку майже завжди буде посилання на офіційну сторінку компетентного відомства з інформацією про процедуру, вартість і порядок запису.
Як поставити апостиль у Німеччині?
Процедура отримання апостиля у Німеччині складається з кількох послідовних кроків. Порядок дій може незначно відрізнятися залежно від федеральної землі та типу документа, але загалом алгоритм єдиний.
Крок 1. Визначення компетентного органу
Залежно від типу документа (свідоцтво про народження, диплом, судове рішення) визначається орган, який ставить апостиль (див. таблицю вище). Уточнити адресу, години роботи та порядок запису можна на офіційному сайті відомства.
Крок 2. Підготовка документів
Для апостилювання необхідний оригінал документа, що підлягає легалізації. Якщо документ складається з кількох сторінок, вони мають бути скріплені в єдине ціле. В окремих випадках може знадобитися попереднє засвідчення (Vorbeglaubigung) – наприклад, якщо документ був виданий на районному рівні, а апостиль ставиться на рівні округу або землі.
Крок 3. Запис на прийом (за потреби)
Багато відомств, особливо у великих містах, вимагають попереднього запису. Запис найчастіше здійснюється онлайн через офіційний сайт. Іноді документи можна подати без запису у визначені години прийому або надіслати поштою.
Крок 4. Оплата мита
Розмір мита становить від €15 до €30 за один документ. Оплата здійснюється на місці (готівкою або банківською карткою) або безготівковим переказом до чи після подання. Спосіб оплати залежить від правил конкретного відомства.
Крок 5. Подання документів
На прийомі співробітник перевіряє документ, приймає заяву та підтверджує факт оплати (якщо вона не проводиться після). У разі подання поштою документи надсилаються із супровідним листом і підтвердженням оплати.
Крок 6. Отримання готового апостиля
Строк оформлення варіюється від кількох днів до чотирьох тижнів залежно від завантаженості відомства. У деяких випадках апостиль видається в день звернення. Готовий документ можна забрати особисто або отримати поштою (якщо така послуга передбачена).
Що перевірити на отриманому апостилі?
Після отримання апостиля необхідно переконатися, що документ оформлений правильно. Помилки або порушення процедури можуть призвести до відмови у визнанні документа на території України.
- Передусім слід перевірити, що аркуш з апостилем надійно скріплений з документом. У Німеччині це найчастіше робиться за допомогою спеціальної скріпки або печатки на згині. Без фізичного зв’язку з документом апостиль недійсний.
- Важливо переконатися, що всі 10 обов’язкових пунктів Гаазької конвенції заповнені коректно (перелік див. вище). Будь-які пропуски або невідповідності можуть стати підставою для відмови у прийнятті документа українськими органами.
Особливу увагу варто звернути на правильність написання даних в апостилі. Якщо в документі допущена помилка (наприклад, неправильно зазначене прізвище або дата), виправлення вносяться лише органом, що видав апостиль. Самостійне виправлення або спроба приховати помилку недопустимі та призведуть до визнання апостиля недійсним.
Апостилювання українських документів
Для використання українських документів на території Німеччини (наприклад, українське свідоцтво про народження для подання в Standesamt або Ausländerbehörde) апостиль проставляється виключно на території України (за наявності можливостей використання консульств, про які йтиметься окремо). Німецькі відомства не мають повноважень ставити апостиль на іноземні документи.
Апостиль на території України
Процедура отримання апостиля на території України регулюється Міністерством юстиції, Міністерством освіти і науки та іншими уповноваженими органами країни залежно від типу документа.
- Документи РАЦС. Апостиль проставляється Міністерством юстиції України або його територіальними управліннями.
- Дипломи, атестати, документи про освіту. Апостиль видається Міністерством освіти і науки України.
- Нотаріально засвідчені документи. Апостиль проставляється Міністерством юстиції України.
Для отримання апостиля заявник може особисто звернутися до відповідного органу або направити документи через представника на підставі нотаріально засвідченої довіреності.
Апостиль через консульства України в Німеччині
Безпосередньо поставити апостиль у консульстві України в Німеччині неможливо. Консульські установи не наділені такими повноваженнями.
Однак консульства можуть допомогти в процесі апостилювання такими способами:
- Прийняти документи для відправлення в Україну. Консульство може виступити посередником, прийнявши документи та направивши їх до уповноважених органів України для проставлення апостиля.
- Оформити довіреність на представника. У консульстві можна оформити довіреність на родича або довірену особу, яка потім подасть документи на апостиль від імені заявника.
- Витребувати дублікат документа з апостилем. В окремих випадках консульство може запросити дублікат документа (наприклад, свідоцтва про народження) вже з проставленим апостилем.
Апостиль через ДП «Документ» у Німеччині
З 21 лютого 2026 року українці в Німеччині отримали додаткову можливість оформити апостиль на українські документи. Паспортний сервіс ДП «Документ» почав приймати документи на апостилювання у своїх відділеннях у Берліні, Кельні та Мюнхені.
Сам сервіс апостилювання не здійснює. Це так звана послуга супроводу: заявник подає документи в Німеччині → співробітники сервісу передають їх до уповноважених органів України (Міністерство юстиції, Міністерство освіти і науки) для проставлення апостиля → готові документи повертаються назад у німецький центр для видачі.
Переваги способу:
- не потрібно їхати в Україну або шукати довірених осіб;
- відділення працюють з понеділка по суботу з 09:00 до 18:00.
Адреси центрів ДП «Документ» у Німеччині:
- Берлін: Am Treptower Park 14, 12435 Berlin (ТЦ «Парк Центр», 2 поверх);
- Кельн: Breslauer Platz (уточнити адресу на сайті);
- Мюнхен: Heinrich-Wieland-Straße 5, 81735 München (район Michaelibad).
Перед відвідуванням рекомендується уточнити актуальні адреси та режим роботи на офіційному сайті ДП «Документ». Потрібна попередня реєстрація – безкоштовна електронна черга через спеціальний сервіс того ж порталу. Отримання готових документів здійснюється в порядку живої черги.
Розмір оплати за апостилювання через ДП «Документ» включає державне мито України (з 1 січня 2026 року — 670 грн для фізичних осіб, 1160 грн для юридичних осіб), а також комісію сервісу за прийом і пересилання документів. Актуальну суму можна уточнити на офіційному сайті ДП «Документ» або безпосередньо в центрі під час звернення.
Часті питання
Підсумуємо. Проставлення апостиля – обов’язкова процедура для визнання офіційних документів за кордоном. Апостиль у Німеччині можна отримати в уповноважених органах федеральних земель. Для німецьких документів, призначених для використання на території України, апостиль ставиться в Німеччині, а для українських документів – у відповідних відомствах України. Під час планування апостилювання важливо заздалегідь уточнити компетентний орган, порядок запису та актуальні розміри мита, щоб уникнути затримок і додаткових витрат.
